Por que fazer a digitalização de documentos?

Vivenciando a era digital, não podemos negar que a tecnologia tem sido de grande ajuda em nossa rotina do dia a dia, seja em casa ou no trabalho. Considerando isso, viemos abordar este assunto, “Por que fazer a digitalização de documentos?”

A digitalização possui diversas vantagens e benefícios, tais como: Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos, redução do tempo das atividades que requerem a análise de documentos, redução de custo com recuperação e duplicação, preservação do arquivo físico, integração de dados ativos e históricos, dentre outros. Além de afetar diretamente a economia de empresas que aderem o processo de digitalização, saiba que uma empresa sem solução em gestão de documentos gasta em média, 19 cópias de cada documento, desperdiça uma média de 32,00 reais por dia procurando cada documento arquivado de forma errada, perde 1 em cada 20 documentos, gasta 400 horas por ano procurando documentos perdidos e consome 12% da renda de sua empresa.

Mas, como funciona todo o processo?

Antes da Digitalização é feito um planejamento de como será a indexação, o armazenamento e as pesquisas dos documentos digitalizados. As buscas são específicas, seguindo critério do cliente e também pelo OCR (Optical Character Recognition).

  1. Os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à digitalização (rigorosos critérios de preparação com remoção de grampos, restauração de bordas e limpeza);
  2. Em seguida, são digitalizados e suas imagens passa por um processo de tratamento de edição (é feito o controle de qualidade das imagens para corrigir possíveis erros) e indexados por lote de documentos, de acordo com as especificações determinadas pelo projeto;
  3. As imagens e dados são migrados para o software disponibilizado pela ArquiCloud, possibilitando o acesso aos documentos sempre que necessário.

Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens dos documentos. E esse serviço você encontra em nossa parceira ArquiCloud, com todo o suporte necessário para suas necessidades, entre no site e confira: https://arquicloud.com.br

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